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2021新闻稿

2021年3月10日

64%的新加坡员工承认通过IM和其他工具共享敏感和业务关键数据 - Veritas

Veritas Technologies是数据保护,可用性和见解的全球领导者,今天揭示了新的研究,突出了滥用即时消息(IM)和商业协作工具的危险。调查发现,64%的新加坡办事处员工允许使用这些工具共享敏感和业务关键词公司数据。

The Veritas隐藏商业协作威胁报告,其中在10个国家调查了12,500名办公室工作人员,其中包括来自新加坡的500个国家,显示员工正在从雇用他们的企业的控制中获取数据,使公司风险敞开化。 54%的人节省了他们分享的信息副本,而相反地,53%的知识工作者完全删除。如果监管机构要求看到纸张跟踪,任何一种方法都可以将公司留给重大罚款。
这些渠道上的员工共享的敏感数据包括客户信息(15%),有关人力资源问题的详细信息(13%),合同(13%),业务计划(12%),甚至Covid-19测试结果(10%) ,只有36%的员工表明他们没有分享任何可能妥协的东西。该研究还揭示了,虽然员工正在使用合作工具来关闭交易,但处理订单并同意薪酬,但许多人正在这样做,尽管相信讨论或协议将没有正式记录。事实上,只有52%的人认为他们为他们工作的业务提供了保存这些信息。
Veritas Technologies亚洲南和太平洋地区副总裁兼总经理兼议事兼董事总经理说:“许多企业在2020年代开始,全球大流行被全球大流行措施。为了尽量减少工作中断并跟上新的工作模型,公司急于加强他们的数据保护和发现策略,以包括其业务实际完成的平台。“

增加使用是复合问题
该研究表明,员工现在正在使用Messaging和Collaboration Apps的时间员工的挑战更加复杂:在大流行的开始以来,诸如变焦和团队等工具的时间增加了29%。这意味着员工现在每天都在支出2.7小时,其中29%的员工在这些应用中花费超过一半的工作周。
现在,在这些渠道的日常工作中,现在正在进行大量业务,并且员工正在将协议作为约束。例如,由于接收到消息传递和协作工具的信息,24%的员工已接受和处理订单,20%已接受职位候选人的参考,18%已接受合同的签名版本。
尽管有24%的知识工人,在这些工具中正在分享敏感数据,但是老板谴责他们使用它们的知识工作者。然而,这些劝告可能是徒劳的,因为所有的工人都有75%的劳动者回应了该调查所说,他们将来会分享这种信息。
NG说:“我们对老板的信息很简单:不要打架它 - 修复它。它证明是一个艰难的战斗,限制员工“批准”沟通和协作工具的方法。采取有助于重新控制信息共享的主动措施,将更有效。“

我认为几乎和电子邮件一样多
当被问及哪种沟通方法提供了协议具有约束力的最可靠的证据时,劳动者似乎没有基于企业将讨论作为证据的能力基于:

  • 电子邮件被视为达成最可靠的肯定,达成98%,其次是95%的书面信,电子签名为93%

  • 我仍然相信93%,短信发短信90%,whatsapp达到87%

  • 63%的人甚至认为社交媒体是可靠的证据,以至于已经达成一致的事情

 
NG说:“随着工作 - 到处,业务数据越来越跨越不同的位置。交易已关闭,订单处理和敏感人员信息正在共享协作平台。这是公司必须将此数据管理层纳入其保护和合规策略的企业。如果他们没有这样做,那么这种影响可能是巨大的。“
该研究还发现了一些有趣的模式,从国家 - 国内比较出现:

  • 34%的工人将在即时消息传递应用程序上接受订单,并开始在全球范围内加工。但区域差异存在 - 中国49%会采取销售,但新加坡和韩国只有35%会这样做

  • 虽然新加坡的54%的员工正在储蓄他们自己的信息副本,但在即时通讯应用程序中共享,75%的办公室工作人员在韩国和73%的人正在这样做

  • 使用商业应用程序以供个人目的的意愿变化很大。 42%的新加坡员工使用了中国和韩国的57%的员工的个人对话使用公司申请

 
有些雇主更加清楚地执行他们的政策,而不是其他雇主,平均有30%的受访者因其雇主谴责他们的我使用。韩国的数量增加到40%,但在新加坡下降到24%
Veritas推荐以下步骤为想要恢复在消息传递和协作工具中共享数据的控制的业务:

  • 标准化符合业务需求的一套协作和消息工具 - 这将限制蔓延

  • 创建信息共享策略 - 这将有助于控制敏感信息的共享

  • 培训所有员工正在部署的政策和工具 - 这将有助于减少意外的政策违规行为

  • 使用Ediscovery和SaaS数据备份解决方案将来自协作和消息传递工具的数据集合到业务的数据管理策略中 - 这将使用户能够在不将业务处于风险的情况下制作大多数工具